داود شایقی
مسئول روابط عمومی
ارشد مدیریت بازرگانی
تلفن تماس مستقیم :
035-33122345
مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال میشود.بیتردید، این وظیفه در قالب مجموعهای از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که میتوان آنها را تحتعناوین ارتباطات، امور فرهنگی و نمایشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامهریزیدستهبندی کرد. که در زیر به تشریح این وظایف میپردازیم.
ارتباطات
– سیاستگذاری، برنامهریزی و کاربرد شیوهها و برنامههای مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها،فعالیتها، برنامهها و مواضع سازمان به مخاطبان،
رسانهها و جامعه.
– گردآوری، جمعبندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانهها در زمینه فعالیتهایسازمان و ارائه آن به مدیریت.
– تلاش برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینهسازیبرای برقراری ارتباطات بین آنان.
– اعلان مواضع سازمان.
– عضویت و شرکت در جلسههای مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خط مشیها، برنامهها وروند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهماییها و جلسهها.
– تدوین “تقویم جامع ارتباطات سازمانی” در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان باشخصیتهای حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی وتلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
– تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان.
– برنامهریزی و اطلاعرسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.
– تدوین برنامه سالانه مصاحبههای مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولویتهای سازمانی ونیازهای افکار عمومی.
– تهیه و تنظیم اطلاعات پایهای از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف.
– مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان.
– پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه.
– تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی – تبلیغی در ساختمانها و محوطهها.
– مدیریت نمایشگاهها (سالانه، دایمی و …) در خارج و داخل سازمان.
– طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان (متناسب با سلایق و علایق قشرها).
– تهیه، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان.
– راهاندازی و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان.
– تولید و سفارش ساخت آگهیهای تلویزیونی و فیلمهای مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستندسازیسازمان.
انتشارات
– تدوین کتب، جزوهها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان.
– گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها، فعالیتها، طرحها و برنامهها; باشیوهها و قالبهای مؤثر و مناسب.
– تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی.
– انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان.
سنجش افکار
– تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری (ماهانه/فصلی/سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برایارائه به مدیریت.
– نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانهها و دستگاهها از یکسوو مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.
– سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب به مدیریت.
– طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچهمؤثرتر در بهبود جریان امور سازمان.
– پژوهش و برنامهریزی
– تهیه گزارشهای عملکرد دورهای از فعالیتهای روابط عمومی.
– نوآوری، خلاقیت و طراحی فعالیتهای جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی.
– نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامهها و فعالیتهای آتی.
– طراحی و برنامهریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان ومردم و دستگاهها و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد.
جایگاه سازمانی روابط عمومی :
روابط عمومی زمانی میتواند نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا کند که در تشکیلات سازمانجایگاه مناسبی داشته باشد.
در بسیاری از ساختارهای سازمانی، مشاهده میشود که روابط عمومی به عنوان یک واحد فرعیامور اداری یا امور خدماتی منظور شده است که در این صورت روابط عمومی نمیتواند جایگاه و نقشراهبردی داشته باشد، زیرا طبق شرایط احراز شغل مسئول روابط عمومی حتی از شرایط احراز شغلمدیر اداری پایینتر است.
در سازمانهایی که واحد روابط عمومی در جدول سازمانی بلافاصله زیر نظر مدیر عالی سازمان قراردارد نشان دهنده توجه به روابط عمومی به عنوان یک عنصر راهبردی است.
در بسیاری از موارد، روابط عمومی عملا نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا نمیکند. این مشکل ازدو جهت ناشی میشود:
۱. عدم اطلاع کافی مدیران ارشد از نقش و اهمیت روابط عمومی به عنوان یک عنصر کمککننده به طرحریزیهای استراتژیک و زمینهسازی تصمیمات، اجرا و ارزیابی عملکردبرنامههای راهبردی سازمان.
۲. قرار ندادن افرادی با دانش و بینش و منش لازم در چنین جایگاه سازمانی که بتواند سازمان رادر اعمال مدیریت راهبردی یاری کند. در این صورت است که روابط عمومی فقط میتواندمراسم و جشنها را ترتیب دهد و پرچم به دور دیوار سازمان بزند.
توصیه متخصصان این است که اگر بخواهیم روابط عمومی نقش راهبردی در سازمان داشته باشد،لازم است ضمن در نظر گرفتن جایگاهی مناسب در ساختار سازمانی برای این واحد و شرایط احرازشغلی متناسب با مدیران ارشد سازمان، آنان را در طرحریزیهای راهبردی سازمان مستقیماً دخالتدهیم.
توصیه عمده دیگری که از لحاظ سازماندهی شده است، این که بهتر است تمام خدمات تخصصیمورد نیاز واحد روابط عمومی در داخل یک واحد سازمانی قرار گیرد و مسئولیت اصلی همه ایناقدامات به عهده مدیر روابط عمومی باشد. طبیعی است که تشکیلات سازمانی واحد روابط عموی درسازمانهای بزرگ با سازمانهای متوسط و کوچک متفاوت خواهد بود.
تعریف و ویژگیهای روابط عمومی
برای رسیدن به وجوه افتراق بین روابط عمومی و تبلیغات لازم است در ابتدا تعریف آنها را بررسیکنیم. جی. ای. گرونیک نظریه پرداز معاصر، روابط عمومی را مدیریت بین یک سازمان و کسانیمیداند که با آن سروکار دارند. از طرفی در تعریف روابط عمومی میتوان گفت: روابط عمومیمجموعهای از عملیات ارتباطی آگاهانه و مبتنی بر تحقیق و برنامه است که با استفاده از شیوههای علمیو هنری به دنبال اطلاعرسانی به مردم و اطلاعیابی از آنان، تجزیه و تحلیل گرایشهای مخاطبان و افکارعمومی به منظور جلب نظر، تفاهم و حمایت مستمر از مخاطبان با کاربرد تکنیکها و ابزارهای ارتباطینوشتاری، گفتاری، دیداری و شنیداری است. دقت در این تعریف نشان میدهد که روابط عمومی بیشترمتکی بر مخاطب و دیدگاههای اوست و این مخاطب است که سهم عمدهای را در برنامهریزیهایروابط عمومی و تعیین اشکال ارتباط با خود دارد.
ویژگیهای روابط عمومی
۱. روابط عمومی در پی ارتباط دو سویه با مخاطب است;
۲. مخاطب در برنامهریزیهای روابط عمومی با آگاهی کامل ایفای نقش میکند و سهیم است .
۳. روابط عمومی صرفاً به دنبال “اطلاعرسانی” نیست، بلکه مکمل این فرآیند را “اطلاعیابی”میداند. در واقع، روابط عمومی از طریق “اطلاعیابی” بر اهمیت تأثیرپذیری از افکار عمومیصحه میگذارد.
روابط عمومی مطلوب :
یک روابط عمومی که در پی کسب مطلوبیت کامل است، بایستی چند اصل مهم را مدنظر قرار دهد.در این قسمت به تبیین اصولی که برای رسیدن به این هدف لازم است، میپردازیم.
توجه به اصول اخلاقی :
یک روابط عمومی کارآمد برای سلامت حرفهای خود، ناگزیر از رعایت اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی و تدوین آئیننامههای رفتاری در روابط عمومی است. بطور کلی، بعضی از صاحبنظران، تدویناصول اخلاقی روابط عمومی را به سه دلیل لازم میدانند :
۱. ارائه راهنمای عمل برای کارگزاران روابط عمومی.
۲. وجود میزانی برای تطبیق انتظارات.
۳. ایجاد امکان تمیز دادن روابط عمومی از سایر فعالیتها.